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Falando Sobre... Orçamentos de Projetos de Implantação de ERP e os Seus Alinhamentos

Publicação: 22/01/2018
Área: / Espaço ERP /

Posso afirmar, sem qualquer medo de estar enganado, que a grande maioria dos projetos de Seleção de ERP, mesmo quando são conduzidos por profissionais muito competentes, não conseguem montar orçamentos apropriados para análise e muito menos tem condições de fazer alinhamentos apropriados entre as propostas dos fornecedores participantes. E isso acontece por que é uma tarefa muito difícil, com características específicas e muito complexa.

Num processo normal de Seleção de ERP para pequenas e médias empresas é comum termos de seis a doze fornecedores viáveis na primeira fase da Seleção e de três a cinco fornecedores viáveis na segunda fase.

Em ambos os momentos, os fornecedores de ERP fazem o seu melhor e entregam propostas (muitas das vezes mais de uma) que acreditam que possam ser interessantes para o seu potencial cliente.

Essas propostas têm composições diferentes de entrega de licenciamentos do ERP, serviços de implantação, serviços de suporte e serviços de manutenção do ERP. Também podem conter serviços de integração, migração de dados e customizações. Além disso podem ter propostas de infraestrutura de TI, licenciamento e serviços de banco de dados e propostas completas de outros elementos do ecossistema de ERP, tais como sistemas especialistas, ferramentas de produtividade, consultorias de negócio, serviços diversos, etc.

São muitas variáveis envolvidas, que precisam ser vistas pela ótica do cliente do ERP, o que faz com que uma determinada característica orçada possa ou não ser interessante para a empresa no momento atual ou num cenário projetado no futuro.

Como falei anteriormente, alinhar tais orçamentos não é uma tarefa fácil e precisa ter uma percepção bem apurada de como analisar as informações envolvidas. Vamos falar sobre isso!!!

ELEMENTOS DOS ORÇAMENTOS DOS ERP (E DOS SEUS ECOSSISTEMAS)

01) Licenças de Uso do ERP
Aqui existem várias formas de trabalhar, onde as principais são de venda de licenciamento e no modelo SaaS (Software as a Service), que o cliente paga pelo uso do sistema.
Em ambos os casos você pode ter licenciamento livre, licenciamento completo (todas as funções), licenciamento de grupos de funções, licenciamento nomeado, licenciamento por usuário concorrente. licenciamento por device e composições dos mesmos.

02) Serviços de Implantação do ERP
Este é o item mais sensível do projeto de ERP. Quando os orçamentos são formatados vemos fornecedores projetando volumes de alocações de homens.hora de trabalho com diferenças entre eles de dez vezes, ou até mais, e, em alguns casos, diferenças expressivas se justificam, seja pelos riscos do tipo de contrato que está sendo feito, facilidade de uso do sistema, técnicas e padronizações de implantação, ferramentas complementares de implantação (como conteúdos em EAD), conhecimento do segmento de negócio que está sendo tratado, maturidade da equipe de implantação, entre outros.
Mas também existem muitas disparidades de alocações de pessoal que acontecem pela incapacidade dos fornecedores de ERP em dimensionar de forma apropriada.

03) Serviços de Suporte do ERP
No mundo dos ERP, trabalhamos com três níveis de Suporte, que são: Suporte de Primeiro Nível (atendimento aos usuários dos ERP), Suporte de Segundo Nível (atendimento aos profissionais que fazem o Suporte de Primeiro Nível) e o Suporte de Terceiro Nível (atendimento de quem faz o Suporte de Segundo Nível).
Quase a totalidade das empresas que utilizam ERP contratam Suporte de Primeiro ou de Segundo Nível dos seus fornecedores, e o tipo de Suporte tem impactos diferentes no orçamento do projeto.

04) Serviços de Manutenção do ERP
Este serviço tem como finalidade garantir a evolução tecnológica e funcional do ERP, corrigir bugs e, quando contratado (deveria estar sempre nos contratos, mas isso nem sempre acontece), garantir as atualizações legais e tributárias.
É um serviço que todos os usuários de ERP deveriam contratar, mas existem empresas que acabam tentando economizar cortando esse serviço essencial.

05) Infraestrutura de TI
Em alguns projetos de ERP fica claro as necessidades de atualização da Infraestrutura de TI da empresa, tais como: auditoria de hardware/software, auditoria de rede, atualização dos devices, auditoria de segurança, atualizações dos sistemas operacionais e dos navegadores, otimização dos links, remodelagem de servidores, etc.
Infelizmente, em muitos projetos de ERP, essa necessidade não entra no orçamento do projeto

06) Banco de Dados
Pode estar embarcado como serviço ou dentro da sua área de atuação, esse é o “grande irmão” do ERP que precisa ser administrado, e, eventualmente, tem necessidades específicas.
Quando o Banco de Dados está sob a sua administração, certamente existem custos a serem considerados no orçamento.

07) Propostas de Sistemas Especialistas
Em muitos projetos de ERP os fornecedores compõem as suas soluções com Sistemas Especialistas de mercado, tais como: PDV, Business Intelligence, Balanced Scorecard, Portais de RH, Aplicativos Mobile, etc. O que traz grande versatilidade na entrega de sistemas e de serviços, mas costuma aumentar ainda mais a complexidade dos orçamentos envolvidos.

08) Propostas de Softwares de Produtividade
Em alguns projetos, são incorporados Softwares de produtividade (licenciamento e/ou serviços), tais como ferramentas CAD, BPMS, Planilhas Eletrônicas, Geradores de Relatórios, Geradores de Apresentações, etc. Da mesma forma que os Sistemas Especialistas, eles trazem benefícios, mas aumentam a complexidade das análises.

09) Serviços Especializados
Em muitos projetos de ERP, por exemplo, vemos embarcado pequenos projetos de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Quem vai fazer a digitalização dos documentos dos últimos anos? Em muitos projetos, toma-se a decisão de ajustar e digitar todo o cadastro de itens da empresa. Quem vai fazer isso?
Essas e várias outras atividades podem (e muitas vezes devem) serem feitas por profissionais ou empresas contratadas somente para este fim.

10) Serviços de Consultoria/Treinamentos de Conceitos
Poucas empresas conseguem perceber no momento da Seleção de ERP, quais são as suas necessidades de Consultoria e de Treinamentos Conceituais, o que leva a grande desgaste durante a Implantação do ERP para aprovação de valores adicionais ao orçamento.
Consultorias em PPCP, Gestão de Custos e Gestão Comercial são comuns em projetos de ERP, bem como investimentos em várias formas de aprendizado sobre todos os conceitos embarcados também podem ser necessários.
Tem fornecedores de ERP que já se adiantam e entregam soluções acessíveis para isso, e tem outros fornecedores de ERP que fazem de tudo para você acreditar que esses serviços não serão necessários para você.

ALGUMAS CONTAS ORÇAMENTÁRIAS QUE MUITA GENTE NÃO UTILIZA

01) Alocação da Mão de Obra da Empresa
Esse é, sem sombra de dúvidas, o seu maior investimento na Implantação do ERP, mas praticamente todas as empresas menosprezam este item no orçamento.
Alguns falam que o pessoal já está sendo pago nos custos da empresa, outros afirmam (de forma errada) que a mão de obra alocada no projeto vai ser igual para todos os potenciais fornecedores de ERP e outros até sabem do grande impacto desta conta, mas devida a dificuldade de realizar o seu controle, preferem ignorá-la.
Quando vamos ver isso mudar???

02) Custo de Turnover de Pessoal no Longo Prazo
A Pós-Implantação do ERP é de fundamental importância para que as empresas consigam os resultados que esperam, e a capacidade de treinar e retreinar pessoas de forma prática, rápida e de baixo custo é muito importante.
Imagine a seguinte situação: um determinado fornecedor de ERP entrega uma excelente plataforma de treinamentos em EAD, abordando todo o ERP, e com um custo mensal fixo razoável e outro fornecedor de ERP, tem alguns serviços de treinamentos síncronos (que pode ser presencial ou pela web), que é pago sob demanda. Se a sua empresa tem alto volume de pessoal e com expressiva rotatividade, como este custo se comporta? E se a sua empresa tem uma boa estruturação e baixa rotatividade de pessoal, qual é a melhor opção para o seu caso?

ESTRUTURANDO O ORÇAMENTO

Vamos trabalhar uma estrutura das contas orçamentárias de projetos de ERP para pequenas e médias empresas. As microempresa tem características muito mais simples, e as grandes empresas tem as suas estruturas orçamentárias parecidas com as das pequenas/médias, só que devem ser trabalhadas com um maior nível de detalhamento.

Algumas Regras:

Regra 01: Faça projeções de 2, 5 e 10 anos. A visão de 2 anos vai te passar a ideia dos investimentos de curto prazo, a visão de 5 anos já consegue abranger a depreciação do ERP e a de 10 anos retrata a visão de maturidade do ERP. Nos projetos que eu gerencio, costumo utilizar a visão de 5 anos como a base das minhas análises, mas isso vai depender da cultura de cada empresa.

Regra 02: Trabalhe com as diferenciações de cada proposta. Alguns pequenos detalhes, quando analisados em anos, podem ser muito significativos. Sem contar as questões de coberturas e formas de entrega que podem gerar investimentos completamente diferentes para cada perfil de empresa.

Regra 03: Não esqueça de projetar as atualizações financeiras das despesas/investimentos.

Regra 04: Para todas as informações que você não sabe, use o bom senso. É muito melhor um bom “chute” do que simplesmente ignorar uma despesa/investimento.

Contas Orçamentárias:

01) Licenciamentos
01.01) Licenciamento do ERP (pode ser usado mais de um tipo numa mesma proposta)
01.02) Licenciamento do Banco de Dados
01.03) Licenciamentos dos Sistemas Especialistas
01.04) Licenciamentos dos Softwares de Produtividade
01.05) Licenciamentos dos Softwares Complementares (alguns ERP precisam desse tipo de sistema)

02) Serviços de Implantação
02.01) Gerência de Projeto (Fornecedor)
02.02) Analista de Implantação
02.03) Customizações
02.04) Migrações
02.05) Integrações

03) Serviços/Conteúdos Complementares
03.01) Assessoria/Consultoria de Implantação
03.02) Assessoria/Consultoria de Negócio
03.03) Serviços Especialistas
03.04) Treinamentos Conceituais
03.05) Conteúdos Específicos

04) Mão de Obra da Empresa
04.01) Gerência do Projeto
04.02) Administração do ERP
04.03) Alocações das Diretorias
04.04) Alocações das Gerências
04.05) Alocações dos Colaboradores Operacionais

05) Serviços de Pós-Implantação
05.01) Suporte do ERP
05.02) Manutenção do ERP
05.03) Suportes Especializados do ERP
05.04) Suporte do Banco de Dados
05.05) Manutenção do Banco de Dados
05.06) Suportes Especializados do Banco de Dados
05.07) Suporte dos Sistemas Especialistas
05.08) Manutenção dos Sistemas Especialistas
05.09) Suportes Especializados dos Sistemas Especialistas
05.10) Suporte dos Softwares de Produtividade
05.11) Manutenção dos Softwares de Produtividade
05.12) Suportes Especializados dos Softwares de Produtividade
05.13) Suporte dos Softwares Complementares (costuma estar dentro do Suporte do ERP)
05.14) Manutenção dos Softwares Complementares
05.15) Suportes Especializados dos Softwares Complementares

06) Infraestrutura de TI
06.01) Servidores
06.02) Sistemas Operacionais/Navegadores
06.03) Contingenciamentos
06.04) Serviços Especializados em TI
06.05) Backup/Recovery
06.06) Rede
06.07) Links
06.08) Devices
06.09) Segurança da Informação
06.10) Outros Equipamentos
06.11) Outros Softwares
06.12) Estruturas Físicas

07) Investimentos Futuros
07.01) Licenciamento do ERP
07.02) Licenciamento do Banco de Dados
07.03) Licenciamento de Sistemas Especialistas
07,04) Licenciamento de Softwares de Produtividade
07.05) Serviços de Implantação
07.06) Serviços de Suporte
07.07) Serviços de Customizações
07.08) Serviços de Integrações
07.09) Serviços de Migrações

08) Riscos
08.01) Variações no Serviço de Implantação
08.02) Variações na Mão de Obra Alocada
08.03) Variações nos Serviços de Customizações
08.04) Variações nos Serviços de Integrações
08.05) Variações nos Serviços de Migrações de Dados
08.06) Variações nos Serviços Especializados
08.07) Variações nos Serviços de Assessoria/Consultoria
08.08) Variações nos Serviços de Treinamentos
08.09) Falhas Operacionais do Projeto

ALINHAMENTO DOS ORÇAMENTOS

Pelo que você viu até agora, já deve ter percebido que estamos falando de inúmeras possibilidades de análises de orçamentos de projetos de ERP para cada caso.

Vamos falar de alguns dos principais parâmetros de alinhamentos de orçamentos de projetos de ERP.

01) Licenciamentos

Quando você compara um orçamento cuja a licença é vendida em ambiente cliente/server e outro que fornece as licenças como serviço (SaaS) você tem que levar em consideração vários fatores, que são:

Cliente/Server:
=> É uma compra. A licença é da sua empresa, não importando se você vai pagar ou não uma taxa de manutenção ou suporte.
=> Você vai ter todos os custos iniciais e de atualização da sua infraestrutura de TI.
=> Todas as atividades de operação do ERP (atualização de versionamento, backup, etc.) são suas.

SaaS:
=> É um aluguel. Se parar de pagar, não terá mais acesso ao sistema.
=> Os custos de manutenção e de suporte costumam estar inclusos.
=> Os custos da infraestrutura para manter o sistema em operação é do fornecedor.
=> Parte das atividades de operação do ERP (você deve tomar cuidado com o que está definido sobre isso no contrato) é do fornecedor de ERP.

Num primeiro momento, olhando num horizonte de alguns anos, você pode achar o orçamento em SaaS mais caro que uma venda direta em Cliente/Server, mas ao observar todos os parâmetros envolvidos sua visão muda.

Outro ponto relevante sobre orçamentação de licenças está na forma de venda das mesmas, onde as principais são: Licença Nomeada, Licença por Device ou Licença Concorrente.

Imagina se a sua empresa é uma Operadora de Call Center, onde trabalha com 200 postos de trabalho em quatro turnos de seis horas, todos os dias, chegando a ter até 700 pessoas no atendimento, mas variando todos os meses.

Você está buscando um ERP e três fornecedores entregaram propostas em SaaS com as seguintes características:
=> Fornecedor 01: Licença Nomeada (cada funcionário paga): R$15,00/mês
=> Fornecedor 02: Licença por Device (cada estação ativa paga): R$30,00/mês
=> Fornecedor 03: Licença Concorrente (cada conexão ativa paga): R$45,00/mês

Mantendo os valores passados até o momento, o custo projetado de cada caso seria:
=> Fornecedor 01: 700 x R$15,00 = R$10.500,00/mês
=> Fornecedor 02: 200 x R$30,00 = R$ 6.000,00/mês
=> Fornecedor 03: 200 x R$45,00 = R$ 9.000,00/mês

Agora, vamos imaginar que esta empresa de Call Center tenha outra empresa no grupo que tenha uma operação que muitas pessoas possam utilizar uma única máquina; ou, se essa empresa tenha uma estrutura bem pesada de retaguarda com outras operações (como atividades de serviços ou de logística), onde o licenciamento concorrente possa ser mais interessante; ou ainda, se a sua empresa vai ter flutuações significativas de mão de obra, onde o licenciamento nomeado pode ser mais interessante… você pode negociar licenciamentos diferentes em cada necessidade das suas operações.

02) Serviços de Implantação do ERP

Essa é a maior dificuldade no alinhamento dos orçamentos de ERP. Você encontra propostas cujo o volume de mão de obra alocado para um caso é completamente diferente do outro; você encontra agrupamentos de funções diferentes em cada proposta; você encontra situações grupos de funções iguais, mas com características e complexidades bem diferentes; você tem serviços diferentes de implantação, e com efetividades diferentes e você encontra propostas que tem funcionalidades que outras propostas não tem, mas como está tudo embarcado dentro de grupos, fica difícil definir os seus valores.

Já vi projetos que tinha uma alocação de 8 homens.hora para implantar o Financeiro de um ERP e outra proposta que orçava 40 homens.hora para implantar o “mesmo” Financeiro. Quem está certo? Tem alguém errado nessa história?

Em essência, cada fornecedor analisa o seu potencial cliente, conhece o seu sistema, conhece os seus recursos e estima (guarde bem essa palavra) o quanto de pessoal ele vai utilizar para realizar uma tarefa. O problema está que isso normalmente ocorre com informações incertas e muitas vezes é mal feito.

Além disso, cada fornecedor trás um posicionamento em relação a sua proposta, tais como: “O que estou colocando aqui é uma estimativa, que a nossa experiência nos dias, mas os valores podem mudar.”; “a nossa estimativa é essa, mas pode haver uma variação de até 20 % disso.”; “Esse é um valor fechado, caso a necessidade seja maior eu vou absorver isso.”

Caso não tenha propostas interessantes em valores fechados ou sem verdadeiras garantias contratuais de variação de valor, você pode alinhar os volumes de homens.hora dos orçamentos apresentados.

03) Suporte/Manutenção

No longo prazo, esta é a conta orçamentária mais relevante.

Os principais problemas encontrados são de definição de início de pagamento do serviço, o que está sendo pago comparado ao que está sendo entregue e o que você precisa ter de serviço com o que está sendo ofertado.

Alguns projetos de ERP, cujas licenças são vendidas, tem várias formas na definição de quando a taxa de manutenção/suporte vai começar a ser paga… em alguns momentos a definição é “quando estiver implantado”, mas as vezes tem uma visão bem distorcida sobre o que é ter um “sistema implantado”. Em alguns projetos em SaaS, os pagamento mensais durante a implantação (ou em parte do seu tempo) podem ser suprimidos ou reduzidos.

Em alguns casos vemos definições vagas de Suporte, onde o cliente executa a atividade de Primeiro Nível e o fornecedor realiza o Suporte de Segundo Nível , mas isso não fica muito claro no processo de venda e esse posicionamento tem custos envolvidos bem diferentes.

Em alguns processos de Seleção de ERP, os fornecedores omitem informações relevantes do Suporte e quando a empresa começa a utilizar o serviço reclama de horários e formas de atendimento. Neste momento a fornecedora trás uma nova solução, só que custo um “pouquinho” maior.

CONCLUSÃO

Não tenho a pretensão com este artigo, que você consiga entender tudo que está envolvido no alinhamento dos orçamentos dos projetos de ERP, mas quero que você perceba os riscos e as complexidades envolvidas, bem como a necessidade de olhar com cuidado a forma como as análises vão ser construídas e realizadas.

Mesmo que você conheça muito bem sobre um determinado segmento de negócio, cada projeto de ERP é único e a sua Seleção precisa trabalhar com as suas características atuais e futuras.

Respire fundo, pense observando todo o contexto e use o bom senso!!!

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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