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Falando Sobre... LMS e os ERP

Publicação: 28/11/2017
Área: / Espaço ERP /

Aprender o tempo todo, aprender facilmente, aprender rapidamente, aprender com o menor custo possível, aprender sobre o que interessa, aprender quando for necessário, aprender da forma mais conveniente… aprender, esquecer tudo que precisa por causa das mudanças e aprender de novo. Esse parece ser um dos mantras do nosso mundo corporativo, que precisa se reinventar constantemente em nome da competitividade (para muitos podemos trocar a palavra por “sobrevivência”).

A capacidade de gerar e gerenciar fluxos dinâmicos de aprendizado em todos os níveis da empresa, trabalhando cada agente envolvido (colaborador, parceiro, fornecedor, etc.) com base nas suas características, faz a diferença na busca pelos objetivos de aprendizado corporativo, e as ferramentas de LMS (Learning Management System) participam ativamente desse processo. Vamos falar sobre isso!!!

NIVELANDO CONCEITOS SOBRE LMS

A princípio, dentro de uma empresa, um LMS tem como função gerenciar todas as operações de treinamentos (presenciais e virtuais). Entende-se aqui como gerenciar, a capacidade de lidar com as atividades relacionadas aos alunos (solicitações, aprendizados em EAD, materiais, certificações, etc.), aos professores (atividades a serem feitas, qualidade, alocações, etc.), aos solicitantes dos treinamentos (gestores, defasagens de conhecimentos apontadas e o próprio aluno) e aos administradores dos treinamentos (relatórios, consultas, tratamento de ocorrências, alocações de recursos, etc.).

Mauro, então um LMS suporta todas as necessidades relacionadas aos treinamentos de uma empresa? Resposta: NÃO.

Certamente os LMS são importantes, mas vemos no mercado outras ferramentas que podem atuar em conjunto com eles, que são os sistemas de Treinamentos e Desenvolvimentos, que podem estar integrados aos ERP ou atuarem como sistemas especialistas, onde trabalham de forma mais abrangente no monitoramento e na modelagem das necessidades de aprendizado da empresa, sendo que tem alguns recursos gerenciais parecidos com os do LMS.

E ainda temos os LCMS (Learning Content Management System), que são sistemas especialistas focados em gerar e facilitar o desenvolvimento e atualização de conteúdos de aprendizado, seja com trabalhos individuais ou em equipes. Essa ferramenta veio de uma derivação dos CMS (Content Management System), que já estão com uma razoável maturidade no mercado.

Um ponto conceitual que sempre gera dúvidas é a relação dos LMS com os AVA (Ambiente Virtual de Aprendizado). Alguns falam que são a mesma coisa, outros falam que os LMS estão contidos nos AVA e outros falam justamente o contrário que os AVA estão contidos nos LMS. Por análise, decidi adotar que os AVA estão contidos nos LMS. Alguns especialistas podem discordar, mas, vida que segue.

TRABALHANDO SOBRE O APRENDIZADO CORPORATIVO

Aquela visão de aprendizado corporativo que tínhamos até o início dos anos 2.000 já ficou para trás… muito mesmo… entretanto, o dissincronismo existe em tudo, e ainda vemos empresas trabalhando somente com ações nos treinamentos formais para atender somente critérios de cargos pré-definidos. Que perda de potencialidades elas vivem!!!

Atualmente existem várias metodologias e possibilidades de entender as necessidades de aprendizado, desenvolver e aplicar treinamentos, trabalhar opções de aprendizados e mensurar avanços, porém quero trabalhar contigo alguns pontos que considero como mais relevantes.

01) Trilhas Personalizadas de Aprendizado
O que aprender, quando aprender e como aprender? Essas perguntas são de fundamental importância quando falamos de aprendizado corporativo, e desenvolver trilhas de aprendizado personalizado para as características e objetivos de cada um é o caminho para o sucesso.
Tem sistemas que facilitam este trabalho e já estamos vendo alguns sistemas com inteligência artificial embarcada que estão fornecendo apoios mais sofisticados.

02) Aprendizado Adaptativo
Em ações de ensino online assíncronos, ter conjuntos de conteúdos e mensurações trabalhando juntos associados à heurísticas capazes de direcionar as ações a serem feitas são recursos valiosos de aprendizado. As empresas podem proporcionar ambientes de aprendizado adaptativo que vão gerar trilhas de aprendizados personalizados conforme os resultados obtidos por cada um.
Uma pessoa que estuda Planejamento de Produção pode compor ações que vão enfatizar por exemplo todos os aspectos de Gestão de Estoques, enquanto outra pessoa com a mesma necessidade de estudo, pode ter que desenvolver mais esforços de aprendizado sobre Plano Mestre de Produção. O sistema é quem vai definir isso.

03) Ferramentas de Treinamentos Online
Aulas em vídeo, com ou sem acompanhamento de avanço; quizz; provas; questionários de baixa a alta complexidade; estudos de caso; montagem de projetos (com e sem defesa); webinários (interativos ou não), aulas síncronas por videoconferência, materiais de leitura e tudo mais que você possa imaginar como ferramentas de treinamentos online já estão disponíveis e fazem uma grande diferença no dia a dia

04) Treinamentos Presenciais e Híbridos
A dinâmica dos treinamentos presenciais mudou bastante, onde as experiências em sala de aula são muito focadas no debate, na construção individual ou coletiva e no refinamento de aprendizados.
Sala de aula invertida (que em linhas gerais, é o método onde o aprendizado ocorre antes de entrarem na sala e lá só tem o ajuste/refinamento); estudos de casos e construção de projetos tem sido amplamente utilizados no meio corporativo.

05) Fontes Diversas de Aprendizado
Há muito tempo já é sabido que os treinamentos formais não representam a maior fonte de aprendizado de uma pessoa durante a sua vida profissional, o que faltava era a área de Recursos Humanos conseguir ter meios para motivar e gerenciar esse tipo de aprendizado nas empresas.
Aprendizado por redes de colaboração, ações de benchmarking, períodos sabáticos, job rotation, e todas as possibilidades de captação, construção, transferência e remodelagem de conhecimentos tácitos e explícitos e de habilidades podem (e devem) fazer parte da sua estratégia de desenvolvimento das pessoas.

COMO OS LMS E OS ERP FICAM NESTA HISTÓRIA?

Os ERP (e os seus ecossistemas) são a base sistêmica de todos os processos das empresas. E quando focamos nas ações de aprendizado corporativo, precisamos enxergar o panorama como um todo e levar em conta todos os agentes envolvidos (colaboradores, terceiristas, parceiros comerciais, parceiros operacionais, fornecedores, clientes e canais comerciais) e as suas necessidades.

Associando os ERP (com os sistemas de Treinamentos e Desenvolvimentos embarcados) e os LMS, as empresas conseguem acesso a recursos importantes para desenvolver e implementar boas políticas de aprendizado corporativo. Vamos detalhar alguns pontos relevantes:

01) Para Gerenciar, Tem Que Mensurar
Empresas que utilizam práticas de Administração por Objetivos, Balanced Scorecard, ou apenas tem o foco de trabalho com o uso intenso de indicadores de desempenho, vão precisar ter integrado os dados gerenciais dos LMS aos seus ERP (ou aos sistemas especialistas) para conseguirem ter agilidade nas análises e conseguirem analisar os resultados dentro de contextos.

02) Controle do Avanço dos Treinamentos Assíncronos
Entre o início e o fim dos processos de aprendizado estruturados feitos de forma assíncrona (onde o aluno pode acessar o treinamento em qualquer momento), há a necessidade de monitorar o andamento dos alunos. Isso faz a diferença nos resultados.
Muitas empresas que utilizam LMS nas operações acabam não fazendo esse controle por não conhecerem que podem fazer ou não sabem como fazer, ou ainda tomam essa decisão por acharem que essa atividade é complexa demais para ser feita de forma economicamente viável.
Algumas plataformas que combinam LCMS e LMS já embarcam os conteúdos com esse recurso de controle. Já quem tem somente LMS, vai precisar gerar conteúdos com uma padronagem de controle, onde o padrão mais comum do mercado é o SCORM. Existem ferramentas de mercado que ajudam a colocar controle SCORM nos conteúdos pré-existentes.

03) Pré/Pós Já Não Funcionam Há Muito Tempo
O mercado de treinamento corporativo usou por muito tempo a ferramenta de Pré/Pós para avaliar os resultados obtidos. Essa ferramenta consiste em aplicar antes e depois do treinamento um questionário sobre o conteúdo trabalhado.
Hoje em dia, além de vários recursos de avaliação durante o treinamento, são realizadas avaliações com base em contextos e levando em conta o desempenho da pessoa diretamente com o tema estudado e/ou com os temas relacionados ao mesmo.
Neste caso estamos falando de uma integração mais intensa entre o LMS e outros sistemas de Recursos Humanos embarcados nos ERP.

04) Dá Para Usar os LMS em Ações de Aprendizados Não Estruturados
Que tal utilizar o LMS como plataforma para que as pessoas publiquem ali todos os conhecimentos que elas captaram e desenvolveram nas suas atividades profissionais? E por que não desenvolver também comunidades de interesse dentro do LMS para que as pessoas troquem ideias, tirem dúvidas e até co-criem soluções? Que tal dar pontos com base na participação das ações? E se essas ações e as pontuações fossem colocadas na ficha das pessoas no ERP e que o mesmo pudesse ajudá-los a montar trilhas personalizadas de aprendizado ou ainda que esses pontos fossem considerados nos processos de avaliação de desempenho de cada um?
Possibilidades, possibilidades e possibilidades.

05) Treinamentos Também São Ativos
A gestão empresarial está ficando cada vez mais complexa e tendo visões abrangendo todos os aspectos da operação. Por isso, quando você desenvolve treinamentos, sejam eles de qualquer tipo, eles podem ser administrados como ativos da empresa, inclusive sendo trabalhados como patrimônios contabilizados de forma legal e/ou gerencial, alterando o balanço da empresa.
Por que não ter uma integração estabelecida entre os LMS e os módulos de Ativo Fixo e Controle Patrimonial dos ERP (passando pelo módulo de Treinamentos e Desenvolvimentos) onde todos os aspectos relevantes dos treinamentos são consolidados e enviados automaticamente?
No seu negócio, os treinamentos podem ser considerados como ativos a serem contabilizados? Você está seguro disso?

06) LMS e Gestão Comercial Combinam
Que o uso intenso de treinamentos para equipes comerciais podem gerar bons resultados, todo mundo sabe disso e já aplicam, mas o uso do LMS de forma integrada e controlada, como instrumento de apoio para desenvolver clientes, parceiros e canais comerciais dentro de funis de venda ou dentro de workflows de relacionamentos são ações que precisam ser amadurecidas no mercado e poucos fornecedores de ERP perceberam as oportunidades que isso trás.
Nas empresas que baseiam a sua área comercial em canais isso é fundamental.

07) LMS Faz Bem a Gestão Avançada de Fornecedores
Em épocas que alguns segmentos de negócio e empresas pontuais estão buscando quebrar tensões improdutivas dos relacionamentos com os seus fornecedores, promovendo relações ganha-ganha com uma visão de longo prazo e trabalhando em conjunto em pontos operacionais e estratégicos (o mercado chama isso de Comakership), ter meios de desenvolver os fornecedores é fundamental para o sucesso desta ação.
O uso do LMS para construir programas de desenvolvimento em qualidade, produtividade e gestão operacional para os fornecedores, realizando controles integrados de avanços que fornecem pontuações no módulo de Avaliação de Desempenho dos Fornecedores (dentro do ERP) vai agregar valor a essa iniciativa estratégica da empresa.

08) Treinamentos Dentro dos LMS Podem Compor os Produtos das Mais Variadas Empresas
Por exemplo, pegue uma empresa de Máquinas e Equipamentos e peça para ela modelar qual o ERP ideal para as suas operações, e dificilmente você vai ver ela definindo que precisa de um LMS. Essa empresa pode ter até alguns vídeos no Youtube explicando como funcionam as suas máquinas e tem links desses vídeos nos manuais dos equipamentos. De uma forma até ocasional, essa empresa agregou algum valor ao seu produto com um ativo de treinamento, mas ela poderia utilizar muito mais desse recurso e de forma muito melhor.
Inúmeros negócios podem fazer o mesmo, e todos esses negócios conseguiriam ter muito mais valor se tivessem um LMS embarcado no ERP, trocando dados com todos os pontos que fossem relevantes para as operações.
Use a criatividade!!!

09) Em Épocas Onde o Marketing de Conteúdo Está em Alta, Nada Melhor do Que Ter um LMS Dentro dos ERP
Imagina você ter vários recursos de treinamentos online síncronos e assíncronos, com base em vídeos, podcast, textos, imagens e comunidades de debate, sendo usados em treinamentos dos mais variados modelos e com todo o controle de acesso e de avanço.
Agora, pega todas essas informações e coloca no cadastro de cada pessoa, com ferramentas integradas às redes sociais e no envio de emailmarketing, além de meios para fazer análises agrupadas de perfis e de ações que um bom ERP pode ter.
Esse é o ambiente que todo marketeiro que trabalha com marketing de conteúdo gostaria de ter; esse é o ambiente que muitos ERP poderiam ter, mas que não tem.

10) Quando o Negócio Principal É de Treinamentos
O segmento de treinamentos precisa de um ERP verticalizado, com a capacidade de gerenciar alunos, professores, aulas, materiais, pagamentos, etc., isso acontece e temos bons fornecedores no mercado, entretanto, existem escolas que não utilizam este tipo de ERP e tem fornecedores de ERP que não fornecem LMS integrados aos seus sistemas… o mundo dos treinamentos sem recursos online associados já acabou!!!
Ter somente um LMS (ou AVA, termo muito usado neste caso) sem estar integrado ao ERP limita bastante as possibilidades das operações, além de ser completamente desnecessário, mas infelizmente muitas escolas trabalham desta forma.

Falar dos LMS associados aos ERP é falar de uma solução de aprendizado corporativo em busca de problemas. As possibilidades são enormes e tanto os clientes quanto os fornecedores de ERP ainda não conseguiram perceber as potencialidades envolvidas e negligenciam este investimento.

Realmente espero que este artigo ajude a mudar a visão sobre o assunto.

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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