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Falando Sobre... ERP Desenvolvido Sob Encomenda

Publicação: 03/05/2018
Área: / Espaço ERP /

Ainda existe mercado para ERP Desenvolvido Sob Encomenda? Ainda tem fornecedores que desenvolvem sob encomenda? Se tem, isso acontece em quais condições? Vale a pena contratar um ERP feito sob encomenda? Eu, fornecedor, será que vale a pena produzir um ERP Sob Encomenda?

São várias perguntas, com várias formas de olhar o assunto, e neste artigo vou trabalhar o tema sob a ótica de negócio.

Precisamos Falar Um Pouco Sobre a História dos ERP

Nas décadas de 40/50, o mundo empresarial começou a ter as primeiras inserções do uso da informática, de forma regular, nas suas operações. O processo era bem incipiente, onde víamos equipamentos gigantescos (que ocupavam andares inteiros de prédios, mas tinham a sua capacidade de processamento muito menor que os atuais smartphones) fazendo operações básicas. Nesta época, o melhor que se obtia eram sistemas para gerar o BOM (Bill of Material - Lista de Materiais). Só grandes empresas tinham isso e os sistemas eram somente Desenvolvidos Sob Encomenda

Nas décadas de 50 a 70 vimos vários avanços da informática, e alguns sistemas especialistas começaram a ser Desenvolvidos Sob Encomenda para grandes empresas, sendo que, desse grupo, alguns começaram a virar produtos de mercado. Neste momento vimos os primeiros sistemas de Controle de Estoque, Contas a Pagar, etc. começaram a criar forma, mas com recursos muito precários. Nesta época surgiu o MRP (Material Requirement Planning), que já ajudava bastante as indústrias nas definições do que precisava ser comprado e produzido e quando isso tinha que ocorrer.

Nas décadas de 70/80 a informática começou a ter alguns saltos significativos, onde infraestruturas de TI começaram a ficar acessíveis para as médias empresas (e até algumas poucas pequenas empresas), e vários fornecedores de sistemas começaram a surgir… os negócios ainda eram muito focados em Desenvolvimento Sob Encomenda, mas tendo como foco colocá-lo como produto no mercado, atuando em várias necessidades das empresas, mas ainda sem nenhuma integração. Nesta época também surgiu o MRPII (Manufacturing Resource Planning), que era um sistema extremamente complexo para os recursos disponíveis naquela época e que conseguia fazer atividades integradas de planejamento, programação e controle da produção.

Na década de 80, com o avanço da informática, e com o aumento da complexidade das operações das empresas, foi percebido que se todos os sistemas especialistas trabalhassem de forma integrada e normatizada, as empresas teriam ganhos enormes de qualidade e de produtividade nas suas operações. Fruto dessa visão surgiram os primeiros ERP (Enterprise Resource Planning), onde, inicialmente, foram feitas integrações de vários sistemas especialistas através de ferramentas de EAI (Enterprise Application Integration). Logo em seguida, começaram a surgir ERP totalmente construídos de forma integrada. Nesta fase da evolução da informática nos negócios, a quantidade de Desenvolvimento Sob Encomenda de ERP e de sistemas especialistas ainda era o mais comum, entretanto alguns sistemas começaram a conquistar o seu lugar no mercado como produto.

Nas décadas de 90/00 vimos uma consolidação muito grande no desenvolvimento de sistemas, onde a demanda por projetos de ERP Sob Encomenda começaram a cair e o volume de projetos com ERP de mercado começaram a crescer de forma assustadora. Neste período vimos nascer a internet para uso profissional intenso e o Mundo Open Source de sistemas começou a tomar forma. Nesta época o uso dos ERP se popularizou e gradativamente as micro e pequenas empresas começaram a ter capacidade para investir em ERP de forma intensa e regular. Mas ainda continuamos a ver alguns projetos de ERP desenvolvidos sob encomenda acontecendo, só que agora o principal foco está em desenvolver o ERP para atender a uma demanda e depois colocá-lo no mercado como um produto.

Depois de 2010 o mundo dos ERP passou a ficar melhor consolidado, com o desenvolvimento sendo feito de forma mais ágil, comercializado com valores atrativos (não tão baixos como gostaríamos) e com inúmeras possibilidades de compor Ecossistemas de ERP que sejam realmente interessantes para qualquer negócio… mas mesmo assim, ainda vemos alguns poucos projetos de ERP Desenvolvido Sob Encomenda sendo realizados.

Observando a história dos ERP e sabendo que, em alguns casos, um ERP fica por décadas nas empresas, nos dias de hoje certamente existem centenas de empresas utilizando ERP Desenvolvido Sob Encomenda, com vários modelos de contratos, com várias estruturas e tecnologias, e tendo que lidar com todas as características que o próprio fato de ser Desenvolvido Sob Encomenda traz… Vamos falar sobre isso!!!

Por Que Vou Realizar Um Projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda?

Nos dias de hoje, quando o gestor de uma empresa decide que vai partir para um projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda é porque um ou mais dos seguintes motivos estão ocorrendo:

01) Ele imagina que as operações da sua empresa tem características únicas, e que nenhum ERP do mercado consegue atendê-lo: Alguns gestores pensam realmente assim, mas, na prática, raramente isso acontece. O que é comum nestes casos é o fato dos gestores não terem conhecimentos suficiente sobre o assunto (e acham que tem), ou não conseguem imaginar como o ERP de mercado vai conseguir resolver algumas complexidades específicas que eles utilizam. Muitas das vezes um ERP genérico com alguma customização já resolveria o problema dele.

02) Que com esse tipo de projeto ele vai conseguir ter aderência total aos seus requisitos de processos: com certeza o grande atrativo de um projeto de ERP Sob Encomenda é a capacidade de gerar um sistema plenamente aderente às especificações feitas… mas quem disse que as especificações definidas são as mais adequadas ou as melhores para a empresa? Quem disse que as pessoas envolvidas no projeto, seja pelo lado do cliente e/ou do fornecedor vão ter capacidade para realmente especificar o que é melhor para a empresa? Um ERP de mercado tem o conhecimento de até milhares de empresas embarcado nele, e pode gerar resultados que o gestor nem imaginava.

03) Para ter total controle sobre a evolução e manutenção do ERP: Algumas empresas de médio e grande porte se apoiam neste ponto para comprar ou manter um projeto de ERP, mas esquecem de perceber os custos, os riscos e as dificuldades operacionais para garantir que o ERP fique realmente atualizado e com as falhas controladas.

04) Porque encontrou uma empresa desenvolvedora de sistema que quer fazer uma “parceria” com a sua empresa para montar um ERP: Esse é o grande motivo atual que as empresas optam por um ERP Desenvolvido Sob Encomenda. Vou ter um ERP plenamente aderente às minhas necessidades, e com o passar do tempo, meus custos de manutenção caem e o sistema evoluem bastante com o incremento de conhecimento captado em outros projetos com o mesmo ERP. Esse é um posicionamento válido, mas os custos e as dificuldades do desenvolvimento inicial costumam ser subestimados e com o passar do tempo, aparecem vários conflito sobre o que será desenvolvido/mantido no sistema.

05) Porque acredita que nenhum fornecedor de mercado vai conseguir atendê-lo na composição sistema/serviços que ele precisa: Esse é o típico caso onde o gestor da empresa passou por vários projetos anteriores de ERP e nada deu certo, com isso ele cria um paradigma de que nenhum fornecedor/sistema presta e que somente o Desenvolvimento Sob Encomenda, feito sob a sua tutela, vai conseguir entregar tudo o que ele precisa… Este gestor tem experiências negativas com ERP de mercado, mas ele não tem a menor ideia do tamanho e dos tipos de problemas que ele vai enfrentar no projeto de ERP Sob Encomenda.

Em essência, o gestor que está querendo tomar a decisão de colocar a sua empresa numa iniciativa de projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda, não sabe no que está se metendo. Vamos esclarecer este assunto.

Características de Todo Ciclo de Vida de Um Projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda

Ponto 01: O Que Será Desenvolvido?
A simples definição do que precisa ser desenvolvido é um grande desafio. Num determinado projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda eu que fui chamado para gerenciar, um gestor de uma distribuidora que vendia materiais hospitalares para o governo fez o seguinte pedido: “A licitação é de uva, eu entrego banana, faturo maçã e recebo pêra e quero que tudo fique certo nas minhas atividades fiscais”, eu respondi para ele: “o seu pedido nada tem a ver com sistema de gestão, estamos falando de magia!!!”.
Por ser um projeto desenvolvido para a empresa, os gestores acreditam que podem fazer qualquer coisa. Teve um caso que o gestor me pediu para colocar um botão chamado “Caixa 2”.
Tirando os aspectos legais e morais, ainda existe o grande problema de que o que deve ser especificado precisa ser adequadamente embasado nas melhores práticas do mercado… que dificilmente é… e o problema que, durante o desenvolvimento e implantação do ERP, vemos o tempo todo os gestores da empresa mudando, acrescentando e retirando funcionalidades do sistema.
É possível realizar um bom projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda, mas a gestão de escopo tem que ser feita com muita intensidade e com excelentes metodologias.

Ponto 02: Como Será o Contrato Desse Projeto?
Em via de regra, os contratos de projetos de ERP Desenvolvidos Sob Encomenda deveriam ser bastante abrangentes e prevendo uma série de riscos possíveis para ambos os lados. Em alguns poucos casos até conseguimos ver contratos bem razoáveis, mas, normalmente tudo fica impreciso e os problemas não ficam cobertos.
Escopo, propriedade do sistema e a forma de uso, limites orçamentários do projeto, responsabilidades na implantação e na pós-implantação, nível de serviço envolvido, oneração por falhas no sistema, entre outros, precisam ser bem trabalhados neste tipo de contrato.
Teve um caso, de uma empresa de logística, que contratou o desenvolvimento de um ERP para ela, mas queria que o fonte fosse somente dela, não dando a oportunidade do fornecedor comercializá-lo. Passado dois anos o Gerente de TI descobriu que uma outra softhouse que pegou o ERP dele e mudou o design e colocou no mercado. Tentou processar a empresa, mas como havia mudado o design, e o contrato falava dele não poder comercializar o ERP da maneira como estava, o fornecedor ganhou o processo na primeira instância… não sei como ficou o resultado final, mas o cliente do ERP deve ter perdido.

Ponto 03: Como Fica a Maturidade do ERP?
Resposta: fica mal!!!
Mesmo com as técnicas atuais de desenvolvimento e de teste, nenhum sistema tão abrangente como ERP, desenvolvido sob encomenda, entra em operação com a sua performance plenamente adequada e com um número confortável de bugs (se é que podemos achar algum número realmente confortável disso).
Somente com o passar do tempo, e com bom investimento em ajustes é que tudo começa a se acertar.
Pergunta: o custo da falta da maturidade do ERP estava previsto no projeto???

Ponto 04: Como Fica o Custo Total do Projeto?
Até o momento, mesmo quando houve a promessa do contrário, não consegui ver um projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda que ficasse mais barato que um ERP de mercado, Mesmo em contratos subsidiados (onde o fornecedor quer ter o sistema para vender depois no mercado) a composição licença-serviços ainda fica maior, sem contar todos os outros pontos.
Quem quer ter um ERP Desenvolvido Sob Encomenda tem que saber, de antemão, que vai ter custos altos e precisa saber como mensurar esses custos.

Ponto 05: Como Fica os Prazos de Implantação do ERP?
Mesmo imaginando as técnicas mais avançadas de desenvolvimento e, a princípio, tendo um ERP plenamente aderente a realidade da sua empresa, um projeto de ERP Desenvolvido Sob Encomenda costuma demorar mais tempo que o projeto de ERP de mercado.
Somando o fato do que já comentamos sobre os problemas de Escopo, os prazos são longos e muito incertos.

O Que Acontece Normalmente nos Projetos de ERP Desenvolvidos Sob Encomenda

Tirando os raros projetos em que tudo ocorre razoavelmente bem ou muito bem, a maioria dos projetos de ERP Desenvolvidos Sob Encomenda enfrentam vários problemas, tais como:
=> Dependência do desenvolvedor para dar continuidade na evolução do sistema;
=> Sistemas sem documentação, mal documentados e/ou com documentações desatualizadas;
=> Sistemas desatualizados devido ao não investimento neste ponto;
=> Processos operando com falhas conceituais, baixa produtividade ou com riscos devido a falhas de escopo;
=> Performance baixa ou riscos gerados por obsolescência das tecnologias do sistema;

Já tive um projeto que o cliente tinha um ERP Desenvolvido Sob Encomenda e queria que fizéssemos outro ERP Sob Encomenda exatamente igual a este, só que com uma nova base tecnológica e melhor documentado… só o custo para entender o ERP dele foi extremamente alto.

Teve um caso que uma empresa tinha um ERP Desenvolvido Sob Encomenda pediu urgência para trocar o ERP dele, porque quando demitiu o seu desenvolvedor o mesmo colocou um código no sistema que, depois de algum tempo travou tudo, destruiu todas as sequências de backup e ainda roubou diariamente os dados da empresa.

Teve outro caso que a empresa tinha um ERP Desenvolvido Sob Encomenda, numa base tecnológica antiga e estava ficando muito difícil e caro encontrar profissionais que pudesse trabalhar com essa tecnologia e resolveu colocar um ERP de mercado.

Certamente ainda existem algumas poucas situações que um projeto de ERP Sob Encomenda pode valer a pena. Com as modalidade de venda de ERP de mercado de hoje em dia, manter um ERP Desenvolvido Sob Encomenda pode ser muito mais caro que um projeto novo de ERP de mercado… faça as contas e avalie a situação como um todo.

Mãos e mentes à obra!!!

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Autor: Mauro Oliveira
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